In 8 stappen een ambassadeursplan voor leren & ontwikkelen

Annette Balk, founder LearnXL 25 juni 2023

Ons credo. We zijn er heilig van overtuigd dat je leert om beter te worden. In je vak, als persoon, als organisatie. Daarom schreven we speciaal voor jou deze whitepaper: In 8 stappen een ambassadeursplan voor ‘leven lang ontwikkelen’. Met dit stappenplan kun je direct aan de slag met het uitwerken van jouw ambassadeursplan en een succesvolle ambassadeurscampagne starten. Ben je bezig met je ambassadeursplan en wil je graag dat andere HR(D) en learning & development experts er hun licht over laten schijnen? Bel of mail ons dan brengen wij je in contact met vakgenoten. Veel plezier en succes bij het maken van jouw ambassadeursplan! Een eigen exemplaar van de whitepaper kan je aanvragen via de contactpagina.

De inhoud

Heb je het over succesvolle marketingtechnieken, dan heb je het over mond-tot-mond reclame. Iets waar alle organisaties naar streven en wat zij structureel en planmatig aanpakken. In de externe communicatie dan, bij interne communicatie ligt het ambassadeursschap vaak intrinsiek bij een enkele medewerker, waarvan je er nog 10 wil hebben. Deze medewerker is ‘vrijwillig’ ambassadeur, omdat hij zich emotioneel verbonden voelt met hetgeen dat hij ‘promoot’ bij zijn collega’s. Door die emotionele verbondheid is hij intrinsiek gemotiveerd om meer mensen te enthousiasmeren. Het ding is, dat zo’n medewerker schaars is en dat je toch altijd moet rekenen op de posters op de kantoormuur, de interne mailtjes en de berichten op het intranet om men – bijvoorbeeld – voor een leerprogramma te enthousiasmeren. En je bent niet de enige: door alle boodschappen die intern vanuit allerlei afdelingen gecommuniceerd worden, ontstaat er een information overload en wordt het voor medewerkers lastig te bepalen met welke boodschap ze wel iets moeten en met welke niet. Daarom is het belangrijk om een concreet ambassadeursplan te maken. Een gedegen opzet van wat je wil bereiken en met welke middelen en materialen. Vervolgens heb je een ambassadeurscampagne met het plan als fundament en kun je voor een olievlekwerking voor je leerprogramma zorgen. In deze whitepaper geven we je concrete handvatten om dat te realiseren

Stap 1 Doelen en doelstellingen

De evangelie van leven lang ontwikkelen verspreiden door de organisatie. Dat is vaak het primaire doel van HR(D) en learning & development professionals en daarmee vaak ook het doel van een ambassadeurscampagne. Alleen – zoals het voor alle doelen geldt – je kunt het doel pas bereiken als je het concreet maakt. Je hoofddoel vertaal je door in concrete KPI’s. Is je hoofddoel ‘Medewerkers aan het leren krijgen door middel van ambassadeurs’, dan zijn je KPI’s afgeleid daarvan en slim, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden (SMART) geformuleerd. De output van het behalen van KPI’s moeten dus direct of indirect bijdragen aan het hoofddoel. Vraag je bij het formuleren van KPI’s af wat je exact nodig hebt om dat hoofddoel te bereiken. Bijvoorbeeld: een team van ambassadeurs, budget om ambassadeurs te belonen, het ontwikkelen van het leerprogramma, ambassadeurs verbinden aan het leerprogramma/de visie van leven lang leren en ontwikkelen, etc. De KPI’s haal je altijd uit de zaken die je nodig hebt om je hoofddoel te bereiken. Bijvoorbeeld: je hebt een team van 30 medewerkers bij wie het leerprogramma geladen moet worden. En 5 van die 30 medewerkers zijn de ideale ambassadeurs, dan is een goede ambassadeurs KPI: 5 medewerkers binnen 2 maanden vragen, informeren, enthousiasmeren en activeren om ambassadeur te worden. Dan volgt bijvoorbeeld de volgende KPI: iedere ambassadeurs moet 5 medewerkers binnen een periode van 6 maanden zo ver krijgen om een online training uit ons leerprogramma te voltooien. Denk bij het stellen van KPI’s altijd door en vraag jezelf altijd af: hoe draagt het concreet bij aan het grote doel?

Stap 2 Organiseer een plan

Zonder een goede organisatie ben je nergens. De KPI’s die je hebt opgesteld behaal je niet zonder daar acties aan te hangen. Maak dus een goede planning aan de hand van je KPI’s. Pakken we de KPI: ‘5 medewerkers binnen 2 maanden vragen, informeren, enthousiasmeren en activeren om ambassadeur te worden.’, dan rollen daar bijvoorbeeld de volgende acties uit: • Mail opstellen en versturen naar de potentiële ambassadeurs met onze ideeën omtrent LLO. • Potentiële ambassadeurs persoonlijk benaderen over het ambassadeur worden. • Een ambassadeur workshop organiseren, waarin we vertellen waarvoor we ambassadeurs nodig hebben, wat we van hen verwachten, wat zij ervoor terug krijgen en in welk tijdsbestek het moet plaatsvinden. Wees ook concreet in het aantal uur dat ze er mee bezig zullen zijn! • Ambassadeurs actief aansturen op het aandragen van ideeën. Als ze zelf de vrijheid hebben om mee te denken en eigen ideeën uit te voeren, is de betrokkenheid hoger. • Inplannen ambassadeurssessies, waarin we bij elkaar komen om de voortgang te bespreken en KPI’s tussentijds evalueren en eventueel bijsturen. Maak voor iedere KPI een actie en takenlijstje. Op basis van dat lijstje pas je de KPI’s ook weer aan, want zoom je verder in op de opgestelde KPI’s, dan kan het zo zijn dat ze misschien te ambitieus zijn geformuleerd en jij en jouw team het qua tijd niet gaan redden om je aan deze planning te houden

Stap 3 Ambassadeurs vinden

We zeiden het eerder al natuurlijk: goede ambassadeurs zijn medewerkers waarvan je er nog 10 zou willen. Maar belangrijk is ook dat ze goed in de groep liggen. In een kleinere organisatie weet je dat zelf wel waarschijnlijk, maar als je een grote organisatie bent – kan dat lastig te achterhalen zijn. Praat vooral met teamleiders over je plannen en ideeën. Zij zijn vaak op de hoogte van wat er speelt binnen het team en wie er opvalt door het werk dat ze leveren en in het sociale aspect, dus de teamleider kan vaak ook mensen aandragen voor wie dit wat is. Maak een longlist van potentiële ambassadeurs en doe een – oppervlakkige – background scan. Zijn ze actief op LinkedIn? Nemen ze veel deel aan extracurriculaire activiteiten zoals personeelsuitjes? Met andere woorden: hoe sociaal zijn ze? Daarnaast is het ook belangrijk dat je die longlist overlegt met de betreffende teamleiders, want uiteindelijk wil je ambassadeurs die een toekomst hebben bij de organisatie en zelf ook een beetje aanzien hebben in hun vakgebied. Kijk ook naar de combinatie man/vrouw, want – helaas – is het in sommige vakgebieden zo dat men eerder dingen aanneemt van een man en in andere vakgebieden weer van een vrouw. Opvallend is ook dat een medewerker met lerend gedrag en een lager opleidingsniveau geschikter is als ambassadeur dan degene die meer op zichzelf is en hoger opgeleid. Na de scan wordt je longlist een shortlist. Nu het belangrijkste: proef bij hen allemaal hoe ze er tegenover staan. Je hebt ze niet allemaal nodig, sterker nog: dat raden we af. Want het moet een select clubje zijn die evenredig staat aan de medewerkers die je wil beïnvloeden. Informeer dus of ze daar wellicht geïnteresseerd in zouden zijn en leg uit wat het concreet betekent voor hen, maar geef daarbij duidelijk aan dat jullie nog in het hele selectieproces zitten! Niet iedereen zit wellicht te wachten op ambassadeursschap, dus dan wordt het selecteren van je ambassadeursteam ook een stuk makkelijker

Stap 4 Ambassadeurs en spelregels

Je hebt doelen gesteld, deze georganiseerd én ambassadeurs gevonden. Nu is het zaak om concreet te maken wat je precies verwacht van de ambassadeurs, en ook niet geheel onbelangrijk: wat zij kunnen verwachten van jou! What’s in it for me? Wat geef je de ambassadeurs in ruil voor hun prestaties. Wat krijgen zij voor iedere medewerker die bijvoorbeeld inlogt op het leersysteem, maar ook voor iedere medewerker die vervolgens begint aan een training en er een afrondt? Zet je daar een bonus tegenover? Maak je het competatief en zet je er een prijs tegenover? Veel organisaties gaan de fout in door hun ambassadeurs wel te belonen, maar niet bijzonder te belonen. Stel er iets tegenover wat voor hen waarde heeft. Of dat nu een bonus is per resultaat of een 3-daagse trip voor twee naar een Europese stad naar keuze. Maak budget vrij om degene die het harde werk doen te motiveren! Wat wil je ervoor terug? De KPI’s die je hebt opgesteld vormen hiervoor de basis. Jij wil iets bereiken en daarvoor is iets nodig van de ambassadeurs. Maak concreet wat je precies verwacht per ambassadeur, doe je dat niet: dan blijft het te vrijblijvend.

Stap 5 Ambassadeurs stimuleren

Je hebt doelen gesteld, deze georganiseerd én ambassadeurs gevonden. Nu is het zaak om concreet te maken wat je precies verwacht van de ambassadeurs, en ook niet geheel onbelangrijk: wat zij kunnen verwachten van jou! What’s in it for me? Wat geef je de ambassadeurs in ruil voor hun prestaties. Wat krijgen zij voor iedere medewerker die bijvoorbeeld inlogt op het leersysteem, maar ook voor iedere medewerker die vervolgens begint aan een training en er een afrondt? Zet je daar een bonus tegenover? Maak je het competatief en zet je er een prijs tegenover? Veel organisaties gaan de fout in door hun ambassadeurs wel te belonen, maar niet bijzonder te belonen. Stel er iets tegenover wat voor hen waarde heeft. Of dat nu een bonus is per resultaat of een 3-daagse trip voor twee naar een Europese stad naar keuze. Maak budget vrij om degene die het harde werk doen te motiveren! Wat wil je ervoor terug? De KPI’s die je hebt opgesteld vormen hiervoor de basis. Jij wil iets bereiken en daarvoor is iets nodig van de ambassadeurs. Maak concreet wat je precies verwacht per ambassadeur, doe je dat niet: dan blijft het te vrijblijvend.

Stap 6 Ambassadeurs trainen

Een beloning is natuurlijk heel interessant, maar interessanter is nog om de ambassadeurs de soft skills te leren die gepaard gaan met gedragsbeïnvloeding. Nodig experts uit tijdens trainingen en geef ze de extra beloning in de vorm van kennis en oefentijd. Leer ze hoe gewenst gedrag te definieren, stimuleren, activeren en op aan te spreken. En geef ze tijd om vaardigheden voor peer-to-peer gesprekken in te slijpen en hoe om te gaan met weerstand en teamdynamische processen. Zo zijn ze niet alleen ambassadeur omdat ze het doen voor een beloning, maar ook omdat ze écht bezig zijn met LLO.

Stap 7 Ambassadeurs toolkit

Niets is zo vervelend dan niet de juiste middelen en materialen ter beschikking te hebben. Daarom is het belangrijk dat de ambassadeurs een toolkit krijgen waarmee zij een succesvolle ambassadeur kunnen worden. Denk aan het ‘Accelerate Canvas’ een tool om een visie te vormen op LLO en een strategie te kunnen uitzetten om mens en organisatie in beweging te krijgen, visuals en tekstjes voor op het intranet, training over het leersysteem zelf (zodat ze het zelf ook kunnen uitleggen), informatiebrochures en flyers waar ze zelf achterstaan en een hele belangrijke tip: teksten voor in hun intranet profiel en/of een aanpassing op de e-mailhandtekening. E-mail wordt het meeste gebruikt als intern communicatiemiddel. Een call-to-action om bijvoorbeeld een account te maken op het leersysteem dat je gebruikt wordt daarmee veel door de organisatie verspreidt!

Stap 8 Evalueren

Aan het einde van de ambassadeurscampagne ga je mét de ambassadeurs evalueren hoe het is gegaan. Waar moet je voor de volgende keer opletten en hebben we onze doelstellingen behaald? Ook een goed idee is om testimonials op te schrijven van je ambassadeurs. Die kun je dan weer inzetten voor de volgende keer dat je met ambassadeurs gaat werken om andere mensen te enthousiasmeren! Daarnaast is het ook goed om deze mee te nemen naar het management, want een succesvolle ambassadeurscampagne zorgt voor meer betrokken en bevlogen medewerkers. Wanneer je de volgende ambassadeurscampagne inzet is afhankelijk van een aantal factoren: de doorloop in je organisatie (snellere groei, betekent sneller opnieuw met ambassadeurs werken of zelfs continu), de wil van het management en het succes van je huidige campagne. Daarom is het belangrijk om terug te gaan naar de eerste stap en je KPI’s zo scherp mogelijk te stellen en tussentijds te evalueren om op tijd bij te kunnen sturen.

Checklist

Zelf aan de slag

Heel veel succes met het starten van jouw ambassadeursplan! Wil je sparren met andere HR(D) en learning & development professionals? Bel of mail gerust.

2023 All rights reserved